電子帳簿保存法への対応｜電子取引データの保存方法と確認事項
kudan「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」は対象と要件が異なります。2024年1月以後の電子取引については、原則としてデータ保存が必要です。
制度・根拠確認日：2026年10月6日。所得税・法人税に関する帳簿書類の保存義務者を想定した一般的な説明です。
3つの保存制度を分ける
| 制度 | 主な対象 | 考え方 |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフト等で作成した仕訳帳・総勘定元帳や、電子で作成した決算関係書類等 | 要件を満たして電子保存する方法を選べる。 |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った請求書・領収書等、対象となる国税関係書類 | 要件を満たして画像で保存する方法を選べる。 |
| 電子取引データ保存 | メール、ウェブサイト、EDI等で授受した請求書・領収書等の取引情報 | 原則として電子データでの保存が必要。 |
紙の帳簿を使い続けることと、電子取引データの保存義務は両立します。また、貸借対照表・損益計算書等の決算関係書類を、紙の領収書と同じスキャナ保存の対象として一括りにしません。対象書類ごとに制度を確認します。
どのデータを保存するか
保存するのは、電子的に受領・交付した取引情報です。例えば次のようなものがあります。
- メールに添付された請求書・領収書のPDF
- メール本文に記載された取引金額・内容等
- 取引先や通販サイトからダウンロードする請求書・領収書
- 電子契約サービスやEDIで授受する契約・取引情報
紙だけに印刷して保存することは、原則として電子データ保存の代わりにはなりません。確認のために印刷した書面を併用すること自体は禁止されていません。紙だけで取引情報を授受する場合と、電子で受け取った情報を印刷する場合を区別してください。
保存期間は、該当する税法、帳簿・書類の種類等で確認します。取引先サイトの閲覧期限が過ぎても必要な期間を保存できるよう、ダウンロードや継続利用の条件も確認しましょう。
電子取引データ保存の基本要件
| 要件 | 整えること |
|---|---|
| 改ざんを防ぐ | 訂正・削除の履歴が残るシステム、訂正・削除できない仕組み、タイムスタンプ、事務処理規程の整備・運用など、認められた方法から選ぶ。 |
| 内容を確認できる | ディスプレイ・プリンタ等を備え、必要な操作説明書等も含めて、画面・書面で内容を確認できるようにする。 |
| 検索できる | 原則として取引年月日・金額・取引先で検索できるようにする。範囲指定・組合せ検索や免除の条件も確認する。 |
タイムスタンプ付きの専用サービスがすべての事業者に必須というわけではありません。国税庁は、事務処理規程のひな形や、表計算ソフトによる索引・ファイル名による整理の例も案内しています。自社の件数と担当者に合う方法を選び、実際に運用できることを確認します。
検索要件の免除と猶予措置は別の制度
検索要件が免除される場合
税務調査時等に電子データのダウンロードの求めに応じられることを前提に、次のいずれかに当たる場合は検索要件が不要になります。
- 基準期間の売上高が5,000万円以下である。
- 電子取引データを出力した書面を、取引年月日その他の日付・取引先ごとに整理した状態で提示・提出できる。
基準期間は原則として個人事業者は前々年、法人は前々事業年度です。検索要件が不要でも、電子データ自体の保存や、他の必要な要件まで自動的に免除されるわけではありません。
保存要件に沿った対応が難しい場合の猶予措置
保存要件に従えないことについて相当の理由があると所轄税務署長が認め、電子データのダウンロードと、出力書面の提示・提出の求めに応じられる場合には、猶予措置の対象となります。事前の申請は不要ですが、電子データの保存自体は必要です。
猶予措置は、誰でも理由なく紙だけの保存へ戻れる制度ではありません。自社の事情と提供できるデータ・書面を確認してください。
紙の書類を廃棄する前に確認すること
紙で受け取った書類をスキャンしたからといって、直ちにすべての原本を廃棄できるわけではありません。対象書類、入力期限、画像の品質、訂正・削除履歴や帳簿との関連付けなど、適用する保存方法の要件を確認します。
税法以外の保存義務や、契約・紛争対応で原本が必要となる場合もあります。紙の廃棄は、対象と要件、社内手順を確認した後に判断しましょう。
会計ソフトを導入した後も運用を確認する
電子帳簿保存法に対応する機能があっても、製品名だけで自社の保存が適法になるわけではありません。利用するプラン・機能、設定、対象データ、担当者の操作を確認します。
- 個人のメールや複数の取引先サイトに、保存漏れのデータがないか。
- 担当者が交代しても、同じ場所・方法で保存できるか。
- 訂正・削除のルールと操作権限が一致しているか。
- 税務調査時等に、必要なデータをまとめて提供できるか。
- 契約終了・システム変更後も、必要な期間のデータを利用できるか。
専用サービスを選ぶ前に、いまの保存対象と件数を把握すると、必要な機能を絞りやすくなります。
対応を進める5つの手順
- 棚卸し：紙、メール、ウェブ、電子契約など、取引情報の受け渡し方法を一覧にする。
- 区分：電子取引の必須対応と、任意に電子化する帳簿・紙書類を分ける。
- 方法を決める：改ざん防止、検索、閲覧・出力、提供方法を決める。
- 担当を決める：受領時の保存、確認、訂正、退職・異動時の引継ぎを手順にする。
- 試す：数件の取引で、受領から検索・出力・データ提供まで確認する。
2027年以後に適用されるデジタルシームレス保存等の措置は、現在必要な電子取引データ保存とは分けて検討します。追加の優遇措置を利用する場合は、その要件や適用開始日を確認してください。
電子で受け取る請求書には、消費税の保存要件も関係します。インボイス制度の経過措置と実務の確認事項も併せてご覧ください。
九段パートナーズ会計事務所へのご相談は、お問い合わせページから、現在の受領・保存方法と確認したい事項をお知らせください。対応可否と依頼範囲を確認してご案内します。実際の請求書や個人情報などの機密資料は初回フォームに送らないでください。
根拠資料
対象書類、保存期間、適用要件は取引や事業者の状況で異なります。使用するシステムの機能と実際の運用を合わせて確認してください。
